Liikenneturvan Microsoft 365 tietosuojaseloste

Päivitetty 2.12.2020

Liikenneturva käyttää Microsoft 365 -pilvipalveluja (esim. Teams ja SharePoint) pilveen tallennettavan sisällön tuottamiseen. Palvelujen käyttäjien henkilötietoja (esim. nimi, sähköpostiosoite, valokuva) käytetään Microsoft 365:n käyttäjäoikeuksien hallintaan, käyttäjien välisen vuorovaikutuksen mahdollistamiseen ja palvelujen kehittämiseen. Käyttäjät voivat myös itse tallentaa palveluihin kuvia, tekstejä, linkkejä, videoita ja äänitiedostoja. Palvelua käytetään joko jo käyttäjällä olevalla Microsoft-tilillä tai tilillä, jonka käyttäjä luo kirjautuessaan ensimmäistä kertaa palveluun. Liikenneturva ei yleensä käsittele henkilötietoja niissä Microsoft 365 -palveluissa, jotka eivät vaadi kirjautumista (esim. Forms-lomakkeet). Jos henkilötietoja käsitellään, mainitaan siitä erikseen palvelun käytön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän kirjautumisen yhteydessä antamaan suostumukseen. Käyttöoikeudet voi poistaa milloin tahansa Microsoftin Omat sovellukset -sivulla (Avautuu uuteen ikkunaan). Jos haluat poistaa käyttöoikeutesi vain tietystä ryhmästä, riittää, että poistut kyseisestä ryhmästä. Jos haluat poistaa kaikki käyttöoikeutesi Liikenneturvan Micrsoft 365-palveluun liittyen, poistu organisaatiosta.

Henkilötiedot saadaan käyttäjältä itseltään kirjautumisen yhteydessä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä kuuluu Liikenneturvan Microsoft 365-palveluun. Käyttäjän palveluun lähettämät viestit yms. säilyvät kunnes pääkäyttäjä tai käyttäjä itse ne poistaa. Voit pyytää poistamaan viestisi ottamalla yhteyttä Anni Muukkoseen.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei luovuteta muille tahoille eikä tietoja käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Liikenneturva suojaa henkilötiedot käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Suojakeinoja ovat esim. käyttöoikeuksien myöntäminen ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön osaamisen varmistaminen.

Jos rekisteriin saadaan manuaalista tietoaineistoa tai sitä tulostetaan, säilytetään sitä lukitussa tilassa. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti noudattaen tietojen säilyttämisestä annettuja päätöksiä ja ohjeita.

TEAMS-KOKOUS

Kun Liikenneturva tallentaa Teams kokouksen, tallenne on jälkikäteen katsottavissa internetissä siltä osin kuin luennoitsijat antavat suostumuksensa osuutensa tallenteen jakamiseen (julkinen jako, vain ilmoittauneille tai ei ollenkaan). Liittymällä mukaan tilaisuuteen joko verkon yli tai paikan päällä osallistuja antaa suostumuksensa tilaisuuden tallentamiseen.

Tallenteelle voivat päätyä seuraavat tiedot osallistujasta:

• Nimi, jota hän käyttää Teamsissa.
• Teams-profiilikuva, jos hänellä on sellainen.
• Videokuva, jos hän pitää videokameransa päällä.
• Ääni, jos hän pitää mikrofoninsa päällä.

Kirjallinen keskustelu ei päädy tallenteelle sellaisenaan. Osallistujan kirjallisesti esittämät kommentit ja kysymykset saattavat kuitenkin päätyä tallenteelle luennoitsijan tai muun henkilön suullisesti esille nostamana.

Osallistuja, joka ei halua, että edellä mainittuja tietoja tallennetaan, ei voi osallistua tilaisuuteen.

Mahdollisissa pienryhmissä käytyjä keskusteluja ei oteta mukaan tallenteelle.

Yksityisyytensä suojaamiseksi osallistujan on hyvä kiinnittää huomiota siihen, mitä hänen videokuvansa taustalla näkyy sekä varmistaa, että mikrofoni on pois päältä silloin, kun hän ei halua muiden kuulevan. Videokuvan taustan voi myös vaihtaa tai sumentaa. Katso Microsoftin ohje (Avautuu uuteen ikkunaan). Videokuvan saa pitää koko ajan pois päältä. Samoin mikrofonin voi pitää pois päältä silloin, kun tilaisuudessa ei käydä pienryhmäkeskusteluja ja osallistua keskusteluun esimerkiksi pelkästään kirjallisesti keskusteluikkunan kautta.

TEAMS-LIVE

Kun Teams-live tallennetaan, tallenne on jälkikäteen katsottavissa internetissä siltä osin kuin luennoitsijat antavat suostumuksensa osuutensa tallenteen jakamiseen (julkinen jako, vain ilmoittauneille tai ei ollenkaan).

Osallistujia ei kuvata. Paikan päällä olevan osallistujan ääni voi päätyä mukaan tallenteelle, jos hän esittää tilaisuudessa suullisen kommentin tai kysymyksen. Etäyhteydellä osallistuva ei pysty osallistumaan ääniyhteydellä tilaisuuteen. Keskusteluikkuna, jossa kysymyksiä ja kommentteja voi esittää kirjallisesti, on käytössä. Se ei näy tallenteella, mutta kirjallisesti esitetyt kysymykset ja kommentit saattavat päätyä tallenteelle siten, että ne toistetaan suullisesti. Kommentin esittäjän nimi saatetaan silloin myös mainita.

Liittyessään tilaisuuteen joko verkkoyhteydellä tai saapumalla paikan päälle, osallistuja antaa suostumuksensa tallentamiseen ja tallenteen jakamiseen.

Lisätietoja mm. Microsoft 365-pilvipalveluihin liittyvistä Microsoftin tietosuojakäytännöistä. (Avautuu uuteen ikkunaan)

Sinun oikeutesi ja kuinka niitä käytät

Sinulla on oikeus:

• saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojen käsittelystä
• tarkistaa käsitteleekö Liikenneturva sinun henkilötietojasi, mitä tietoja se käsittelee ja miten
• vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä
• poistaa sinua koskevat tiedot esim., jos tietosi käsittely perustuu suostumukseesi
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti
• rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• vastustaa käsittelyä, voit esim. milloin tahansa kieltää uutiskirjeidemme ja tiedotteidemme lähettämisen.
• vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna.

Keneen voin olla yhteydessä?

Tietosuojaan liittyvissä tarkastus-, korjaus- tai kieltoasioissa voit ottaa kirjallisesti yhteyttä osoitteella:

Liikenneturva
Kirjaamo
PL 29
00421 Helsinki
[email protected]

Huomioithan, että voimme varmistaa henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä. Pyyntöön pyritään vastaamaan pääsääntöisesti siinä ajassa, mikä on säädetty EU:n tietosuoja-asetuksessa – eli noin kuukauden kuluessa.

Voit käyttää tarkastusoikeuttasi kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyyntösi olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos esittäisit niitä toistuvasti tai jos pyytäisit useampia jäljennöksiä, perimme pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun 50 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Oikeutesi tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Suomen valvontaviranomaiselle tehdyt valitukset osoitetaan osoitteella:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 Helsinki
[email protected]